Arbetsordning

Arbetsordning för Östergötlands Båtförbund

Antagen oktober 2016
Uppdaterade februari 2019 (Sjösäkerhetsansvarig tillagt)
Uppdaterade mars 2019 (Valnämnden, sista punkten under övrigt tillagd)
Uppdaterade oktober 2021( info Museihuset och besiktningsansv. borttaget)

• • Förbundsstyrelse
    Riktlinjer för förbundsstyrelse
    Styrelsen leder förbundets verksamhet
    Styrelsen sammanträder enligt beslut av styrelsen, på kallelse från förbundets ordförande i samverkan med sekreteraren eller när tre av styrelseledamöterna begär det.
    I sitt arbete ska styrelsen:
    • vara förbundets verkställande organ.
    • representera förbundet.
    • förvalta förbundets medel och ansvara för förbundets ekonomi,
    • förbereda inkomna ärenden och motioner till årsmöte.
    • vid behov inhämta yttrande från båtklubb.
    • bestämma tid och plats för årsmöte.
    • till årsmöte upprätta underlag, bl.a. upprätta ekonomisk årsredovisning och budgetförslag
    • upprätta berättelse över förbundets verksamhet och snarast efter förbundets årsmöte tillsätta verksamhetsansvariga samt kommittéer och arbetsgrupper.
    • vid behov biträda klubb vid förhandlingar.
    • vid behov stödja klubbarna vid kontakter med myndigheter.
    • verka för att fördela arbetsuppgifterna inom styrelsen.
    • informera om vidtagna åtgärder eller inträffade förändringar inom förbundets verksamhetsområde som är av väsentligt allmänt intresse.
    • i övrigt leda förbundets verksamhet i enlighet med stadgarna och sunt förnuft.
  • Arbetsutskott
    Riktlinjer för Arbetsutskottet
    Styrelsen utser minst tre ledamöter till ett Arbetsutskott som har som uppgift att förbereda aktuella ärenden inför styrelsemötet. Styrelsen kan delegera andra uppgifter och beslut till Arbetsutskottet i enlighet med stadgan.
  • Ordförande
    Riktlinjer för ordförande i förbundsstyrelsen
    Förbundets ordförande har i uppgift:
    • att stimulera till arbete i enlighet med förbundets stadgar och arbetsordning för förbundsstyrelsen
    • föra förbundets talan
    • tillsammans med kassören teckna förbundets firma i enlighet med stadgan
    • i samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten.
    • samordna och fördela arbetet inom styrelsen
    • ansvarig för kallelse och dagordning till styrelsemöte
    • leda styrelsens sammanträden
    • justera styrelsens protokoll
    • tillsammans med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsplan
    • ansvara för budgetarbetet tillsammans med kassör och styrelsen
    • ansvara för att erforderliga avtal och försäkringar tecknas och följs
    • hålla vice ordföranden väl informerad om löpande ärenden
    • fortlöpande hålla kontakt med styrelseledamöter
    • rådfråga i ärenden där tveksamhet föreligger
    • verkställa övriga beslut som förbundsstyrelsen ålägger ordföranden
  • Vice ordföranden
    Vice ordförande ersätter ordföranden vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att leda styrelsens sammanträden de gånger då ordföranden inte har möjlighet att närvara. Om ordföranden avgår under sin mandatperiod får vice ordföranden inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone intill dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny ordförande. När vice ordförande ersätter ordförande övertas alla uppgifter inklusive firmatecknareenligt stadgan.
  • Sekreterare
    Riktlinjer för sekreterare i förbundet
    Förbundets sekreterare har i uppgift att:
    • att förestå förbundets kanslifunktion som kanslichef
    • föra protokoll vid förbundets sammanträden
    • ansvara för att protokollet justeras av förbundets ordförande och därtill ev. utsedda justerare
    • så snart som möjligt redovisa inkommande post och övriga handlingar som kommer till förbundet, till ordföranden och övriga styrelseledamöter
    • i samråd med ordföranden sköta förbundets korrespondens
    • i samarbete med ordförande kalla till medlemsmöten.
    • i samråd med ordförande översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till förbundsstyrelsens sammanträden.
    • anskaffa lokaler för sammanträden och möten i samråd med AU.
    • ansvara för förvaring och arkivering av förbundets handlingar. Utnyttja föreningsarkivet.
    • verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger sekreteraren.
    • snarast efter styrelse och förbundsmöte insända kopia på förbundshandlingar i enlighet med stadgarna.

Personlig ersättare sekreterare
Ersätter sekreteraren vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att föra protokoll vid förbundets sammanträden de gånger då ordinarie sekreterare inte har möjlighet att närvara. Om sekreteraren avgår under sin mandatperiod får den personliga ersättaren inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone intill dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny sekreterare.

• • Kassör
    Riktlinjer för kassör i förbundet
    Förbundets kassör har i uppgift att:
    • föra förbundets räkenskaper.
    • för förbundets räkning avskilt omhänderta dess tillgångar.
    • i samråd med styrelsen placera medel som icke erfordras för löpande utgifter.
    • öppna och stänga konton i bank efter styrelsens beslut.
    • tillsammans med ordföranden teckna organisationens firma i enlighet med stadgan.
    • om förbundsstyrelsen så beslutar, teckna betryggande försäkringar för förbundets egendom.
    • ansvara för upprättande av budgetförslag för nästa verksamhetsår.
    • upprätta bokslut vid verksamhetsårets slut.
    • till styrelsen lämna ekonomisk rapport vid varje styrelsesammanträde
    • hålla sig à jour med förbundets medlemsregister.
    • upprätta förbundets inkomstdeklaration och i förekommande fall inlämna arbetsgivaruppgift.
    • verkställa övriga beslut som förbundsstyrelsen ålägger kassören. Medlemshantering, betalningsrutiner
    • faktura på medlemsavgift för medlems båtklubb baseras på avläsning av BAS-M vid årsskiftet.
    • de medlemmar som inte finns i registret får inte tidning, försäkring och andra rättigheter
    • båtklubb kan rätta felaktigheter fram t.o.m. sista januari.
    • förbundet kan rätta felaktiga medlemsuppgifter fram t.o.m. 15 mars, sedan är medlemsantalet låst.
    • kassören sammanställer medlemsstatistik för kommande röstlängd och fakturerar båtklubbarna senast 28 februari.

Personlig ersättare kassören
Ersätter kassören vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att kunna genomföra nödvändiga transaktioner då ordinarie kassören är indisponibel. Om kassören avgår under sin mandatperiod får den personliga ersättaren inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone intill dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny kassör.

• Revisor
  Riktlinjer för revisor i förbundet
  Förbundets revisorer har i uppgift att:
  • upptäcka eller förebygga olagliga eller annars oförsvarliga åtgärder av styrelsen
  • kontrollera att styrelsen genomför års- och förbundsmötets beslut och uppdrag
  • kontrollera att styrelsen har gjort nödvändiga kalkyler, budget och verksamhetsplan
  • kontrollräkna kontantkassan minst en gång per år
  • stämma av och kontrollera bank- och postgirotillgodohavanden mot infordrade kontobesked frånrespektive bank- och postgirokonton minst en gång per år
  • kontrollera verifikat mot bokförda uppgifter och beslut
  • jämföra bokslutssiffrorna mot den förda dag/kassaboken
  • ta reda på hur förbundets äldre redovisningshandlingar arkiveras och förvaras
  • noga läsa igenom förbundets alla styrelse- och förbundsmötesprotokoll med bilagor. Finns det andra upprättade tillfälliga protokoll ska även dessa granskas
  • kontrollera eventuella försäkringar
  • sammanfatta eventuella revisionsanmärkningar i skriftlig form direkt till förbundsstyrelsen
  • i revisionsberättelsen omnämna eventuella revisionsanmärkningar, som styrelsen ej inom rimlig tid har tillrättalagt
  • klart och otvetydigt uttala sig om ansvarsfrihet tillstyrks för hela styrelsen eller vissa styrelseledamöter
  • innan revisionsberättelsen avlämnas vidta de granskningsåtgärder som kan anses erforderliga utöver ovan nämnda granskningsmoment
• Förtjänstteckennämnden
  Riktlinjer för Förtjänstteckennämnden i förbundet
  Förbundets Förtjänstteckennämnd har i uppgift att:
  • årligen pröva inkomna förslag på förtjänta personer att tilldelas ÖBF:s förtjänstmärke i guld.
  • årligen pröva om någon av ÖBF:s funktionärer uppfyller kraven för utmärkelsen
  • nämnden utses av styrelsen och ska bestå av tre personer
• Valnämnd
  Riktlinjer för valnämndens arbete i förbundet
  Förbundets valnämnd ska:
  Till valnämnd bör utses kunniga och erfarna medlemmar. Det är ovanligt att en person i sig förenar alla önskade kunskaper och erfarenheter, men valnämndens ledamöter förutsätts komplettera varandra. När en valnämnd valts av förbundets års- eller förbundsmöte bör den ha ett sammanträde för att diskutera arbetsordning och rutiner under verksamhetsåret.
  Jävsförhållanden
  Jäv innebär enligt lagen förbud att delta i handläggning av ärenden som rör mig själv, min familj eller närstående släkting. Därtill finns begreppet delikatessjäv, som inträder då närstående till mig, utan släktskap, kan ha t.ex. ekonomiska fördelar av att ett beslut går i en speciell riktning. Valnämnden måste iaktta dessa regler och stå helt fri ifrån jäv. Valnämnden ska på alla sätt sträva efter att rätt person blir vald till rätt uppdrag. Samtliga ledamöter i
  valnämnden ska skaffa sig sådan kännedom om uppdragen inom förbundet att de inför förbundsmötet kan motivera sitt ställningstagande beträffande de föreslagna medlemmarna i de olika uppdragen samt även redovisa valnämndens arbete.
  Valnämndens uppgift är att:
  • väl känna till förbundets verksamhet
  • ha kunskap om vad de olika uppdragen inom organisationen innebär
  • ha en bra personkännedom inom den aktiva medlemskadern
  • göra upp arbetsordning för kommande valnämndsarbete
  • under hela året inskaffa kandidatförslag från medlemmar genom att på olika sätt göra medlemmarna medvetna om valnämndens arbete
  • genom styrelseprotokoll och övriga handlingar bilda sig en uppfattning om tidigare innehavares sätt att fullgöra sitt uppdrag
  • granska och bedöma inkomna nomineringar
  • vid behov inhämta ytterligare förslag och själv ta kontakt med lämpliga kandidater
  • samtala personligen med de kandidater som är aktuella för valnämndens förslag – informera om uppgiften – kontrollera att kandidaten har intresse för uppgiften – kontrollera att kandidaten har tid för uppgiften
  • senast 10 veckor före förbundets årsmöte upprätta förteckning över vilka styrelseposter som är aktuella för val och vilka avgående ledamöter som står i tur att avgå, samt ta kontakt med dessa ledamöter för att höra om dessa önskar kandidera ytterligare en mandatperiodförteckning (vallistan) ska också innehålla förslag på personer, som är beredda att fylla vakanser efter avgående ledamöter -valnämndens slutgiltiga förslag till val skall delges medlemmarna i samband med kallelse till årsmöte
  • informera styrelsen om valnämndens förslag senast 6 veckor före årsmötet
  • föredra valnämndens förslag för års- eller förbundsmötenÖvrigt
  • Före årsmötet bör valnämnden tillfråga någon som är beredd att vara mötesordförande och vid årsmötet föreslå denna person. Vederbörande kan då förbereda sig på uppgiften. Det är lämpligt att valnämnden här samverkar med årsmötesarrangerande båtklubb
  • Detsamma gäller val av sekreterare, justeringsmän/rösträknare för årsmötesprotokollet. Därigenom undviks onödiga longörer under inledningen. Lämpligen anmäls båda förslagen av valnämndens sammankallande. Det är lämpligt att valnämnden här samverkar med årsmötesarrangerande båtklubb
  • Valnämnden bör vid sidan av förbundets styrelse vara medveten om sin viktiga roll som övervakare av förbundsstyrelsens verksamhet inte bara i samband med val utan även resten av året.
  • Styrelsen ska väl känna till valnämndens sammansättning och framförallt vem som är sammankallande.
  • Avgående styrelsemedlem ska tillfrågas om möjlighet att deltaga i valnämndens arbete under kommande mandatperiod.
• Utbildningsansvarig
  Riktlinjer för utbildningsansvarig i förbundet
  Den som i en förening ansvarar för utbildning av medlemmar, funktionärer och förtroendevalda kan ha många namn, men uppgifterna och ansvaret är ändå i stort sett samma.
  • den utbildningsansvarige bör sitta med i styrelsen eller adjungeras till styrelsen med yttrande- och förslagsrätt.
  • styrelsen är ansvarig för utbildningsfrågor men delegerar vanligtvis löpande ärenden för handläggning och beslut till den utbildningsansvarige.
  • den utbildningsansvarige måste följa organisationens hela verksamhet för att kunna göra realistisk bedömning av vilket utbildningsbehov som finns och inom de olika delområdena efter det kan han/hon göra kort- eller långsiktiga utbildningsplaner att förelägga styrelsen för beslut
  • den som är utbildningsansvarig har i sin uppgift god nytta av att ha ett nära samarbete med den som är informationsansvarig
• Informationsansvarig
  Riktlinjer informationsansvarig i förbundet
  • den som i föreningen är informationsansvarig ska vara det både ut mot allmänheten likväl som mot styrelsen och de anslutna båtklubbarna
  • den informationsansvarige tillser i samråd med ordförande att information är riktig och förmedlas på ett korrekt sätt
  • den informationsansvarige bör etablera en god kontakt med lämpliga media, förbereda och leverera pressmeddelanden till media när styrelsen, förbundet eller lokal båtklubb finner det lämpligt
  • den informationsansvarige ska vara en naturlig resurs till anslutna båtklubbar och etablera en naturlig kontaktväg till dessa
  • den informationsansvarige bör ha en plats i styrelsen eller adjungeras till styrelsen med yttrande- och förslagsrätt
  • hålla kontakt med SBU:s kommunikatör
• Sjösäkerhetsansvarig
  Sjösäkerhetsansvarig ska verka för ett säkrare båtliv genom att aktiv arbeta med säkerhetsfrågor så att allvarligt olyckor och händelser med fritidsbåtar förebyggs. Sjösäkerhetsansvarig ska aktivt arbeta med sjösäkerhetsfrågor vilket ska ligga i linje med sjösäkerhetsrådets och myndigheternas rekommendationer för ett säkrare båtliv. Sjösäkerhetsansvarig ska bidra till att riskmedvetenheten ökar för att förebygga olyckor på sjön, i förbundet samt hos den enskilda medlemmen i anslutna
  båtklubbar.
  Riktlinjer för sjösäkerhetsansvarig i förbundet
  • Verka för att alla ombord använder flytväst.
  • Verka för att man använder ett vattentätt mobiltelefonfodral nr man är på sjön
  • Verka för att man har kommunikationsutrustning såsom VHF eller abonnemang som har täckning på farvatten man planerat sin resa/färd .
  • Verka för att lägg till på en säker plats och ett säkert sätt och att kommunikationen är väl ombord.
  • Verka för att man framför fartyg nyktert och man har sällskap ombord.
  • Verka för att det finns tillräckligt med säkerhetsanordningar i båthamnen och på klubbholmar.
  • Verka för att bidra till att olyckor i båtlivet kan undvikas
  • Delta vid säkerhetskonferenser som anordnas av SBU, myndigheter eller andra intressenter
  • Följa myndighetsbeslut och regeringens mål gällande säkerhetsfrågor på sjön
  • Genomföra säkerhetshöjande åtgärder genom att anordna utbildningar, informationsträffar mm
  • Informera om personligt handhavande av utrustning för ett säkrare båtliv.
• Arbetsgrupp Vättern
  Riktlinjer för arbetsgruppen i förbundet (Vättern)
  • delta i sjöfartsverkets samrådsgrupper för sjöräddning.
  • hålla kontakt med SSRS-stationerna inom ÖBF:s verksamhetsområde.
  • sprida kunskap om lämplig utrustning i båtar (stegar, flytvästar, selar, träpluggar mm).
  • ge råd om brandutrustning och handling vid brand.
  • sprida kunskap om faror vid grov sjö och hård vind samt lämpliga åtgärder.
  • ge råd om åtgärder vid man över bord.
  • ge råd om kommunikations- och signalutrustning
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller båtlivet
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller miljö, avfallshantering med avsikt på båtlivet
• Arbetsgrupp Bråviken
  Riktlinjer för arbetsgruppen i förbundet (Bråviken)
  • delta i sjöfartsverkets samrådsgrupper för sjöräddning.
  • hålla kontakt med SSRS-stationerna inom ÖBF:s verksamhetsområde.
  • sprida kunskap om lämplig utrustning i båtar (stegar, flytvästar, selar, träpluggar mm).
  • ge råd om brandutrustning och handling vid brand.
  • sprida kunskap om faror vid grov sjö och hård vind samt lämpliga åtgärder.
  • ge råd om åtgärder vid man över bord.
  • ge råd om kommunikations- och signalutrustning.
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller båtlivet
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller miljö, avfallshantering med avsikt på båtlivet
• Arbetsgrupp Kanaler och Sjöar
  Riktlinjer för arbetsgruppen i förbundet (Kanaler och Sjöar)
  • delta i sjöfartsverkets samrådsgrupper för sjöräddning.
  • hålla kontakt med SSRS-stationerna inom ÖBF:s verksamhetsområde.
  • sprida kunskap om lämplig utrustning i båtar (stegar, flytvästar, selar, träpluggar mm).
  • ge råd om brandutrustning och handling vid brand.
  • sprida kunskap om faror vid grov sjö och hård vind samt lämpliga åtgärder.
  • ge råd om åtgärder vid man över bord.
  • ge råd om kommunikations- och signalutrustning.
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller båtlivet
  • bevaka kommunernas beslut vad det gäller miljö, avfallshantering med avsikt på båtlivet
  • ge råd vid slussning och färd på kanaler genom att hålla sig ajour med gällande regler
• Försäkringsansvarig
  Riktlinjer för försäkringsansvarig i förbundet
  • vara Östergötlands Båtförbunds kontaktperson i försäkringsfrågor
  • delta i försäkringskonferens anordnad av Båtorganisationernas Försäkringskommitté
  • samordna ombudsträffar för klubbarnas försäkringsombud
  • informera om Svenska Sjö på förbundsråd, till och hos klubbar och till klubbarnas ombud
  • hålla sig uppdaterad via Svenska Sjös hemsida
  • ta emot tips och idéer på hur vi kan marknadsföra försäkringen bättre eller annat som kan förbättra för försäkringstagarna
• Miljöansvarig
  Riktlinjer för miljöansvarig i förbundet
  • samordna ombudsträffar
  • lyssna till vad klubbar/sällskap vill att ombudet ska ta upp vid olika forum
  • hjälpa till och följa upp miljöarbetet ute i klubbar/sällskap, stimulera till införande av miljöplaner för klubben
  • anordna miljöträffar med kommuner där klubbar/sällskap ligger
  • informera om miljö på förbundsråd, till och hos klubbar och till klubbarnas ombud
  • delta i vattenförvaltningens olika möten inom förbundets område
  • verka för att ett miljöombud tillsätts i varje klubb/sällskap
  • delta i Svenska Båtunionens ombudsträffar.
  • ansvara för att förbundet är representerat vid Vätternvårdsförbundets möten
• Hamnansvarig
  Riktlinjer för hamnansvarig i förbundet
  • i nära samarbete med miljöansvarig, bevaka regeländringar som kan ha betydelse på hamnverksamhet
  • lyssna till vad klubbar/sällskap vill ha hjälp med
  • hjälpa till och följa upp egenkontrolls program för hamnverksamhet
  • anordna hamnträffar med kommuner där klubbar/sällskap ligger
  • informera om miljöanpassning av båthantering inom hamnen
• Ungdomsansvarig
  Riktlinjer för ungdomsansvarig i förbundet
  • samordna ombudsträffar
  • lyssna till vad klubbar/sällskap vill att ombudet ska ta upp vid olika forum
  • hjälpa till med frågor och funderingar angående Barn och Ungdomsverksamhet ute i klubbar/sällskap
  • kunna komma med tips och idéer om hur Barn och Ungdomsverksamhet kan bedrivas
  • delta i Båtunionens ombudsträffar
  • administrera och ge förslag på hur Ungdomsstipendiet ska fördelas
• IT ansvarig
  Administration BAS
  Riktlinjer för IT ansvarig (administration) i förbundet
  • se till så att förbundets funktionärer redovisas på rätt sätt i BAS
  • stå i kontakt med SBU:s IT-kommitté.
  • administrera konton och ge nödvändiga behörigheter till förbundets funktionärer och klubbar.Utbildning BAS
  Riktlinjer för IT ansvarig (utbildning) i förbundet
  • hjälpa till med frågor och funderingar angående Båtklubbsadministration ute i klubbar/sällskap
  • stå i kontakt med SBU:s IT-kommitté.
  • vid behov arrangera utbildning.

  Hemsida
  Riktlinjer för IT ansvarig (hemsida) i förbundet
  • i nära kontakt med informationsansvarig, hålla förbundets hemsida med aktuell information
  • hålla kalendern uppdaterad med planerade aktiviteter
  • annonsera kommande möten
  • publicera protokoll, rapporter och andra skrivelser löpande

• Representation
  Alla förtroendevalda
  Rapporter
  • vid representation av ÖBF vid t.ex. utbildningar, Båtriksdagar etc. ska representanten skriva en rapport.
  • förhinder ska meddelas så att ersättare kan företräda ÖBF
  • alla för ÖBF:s talan och tar ansvar för detta
  • vid representation ska den förtroendevalda bära ÖBF profilklädsel om så är möjligt